En tant qu’entreprise, vous avez la responsabilité de conserver un certain nombre de documents de haute importance tels que les bulletins de paie, les contrats de travail, la charte éthique et bien d’autres….
Pour en finir avec les risques de falsification, d’incendie, de vol ou de perte de documents en version « papier », bon nombre d’entreprises optent aujourd’hui pour l’utilisation d’un coffre-fort électronique et garantir un archivage plus sécurisé.
En effet, le coffre-fort électronique reste une solution fiable pour préserver l’intégrité des données, notamment des bulletins de paie.
De plus, le coffre-fort numérique pour bulletins de paie électroniques présente des avantages particulièrement intéressants, tant pour les employeurs, leurs services RH que pour les salariés.
- Mais concrètement qu’est-ce qu’un coffre-fort électronique et comment fonctionne-t-il ?
- En quoi l’utilisation d’un coffre-fort électronique peut-elle être avantageuse pour vous ?
- Et que prévoit la loi concernant l’utilisation de coffre-fort numérique en entreprise ?
Autant de questions à développer tout au long de cet article pour une meilleure compréhension de l’utilité du coffre-fort électronique dans sa globalité.
Qu’est-ce que le coffre-fort électronique ?
Inspirés des coffres forts traditionnels, un coffre-fort électronique sert à stocker en toute sécurité des documents de haute importance. Il peut s’agir entre autres :
- Des documents administratifs ;
- Des données bancaires ;
- Des contrats ;
- Des factures ;
- Etc…
En même temps, contrairement aux coffres forts classiques qui ont un emplacement physique, le coffre-fort numérique est un espace de stockage sécurisé en ligne pour l’archivage de vos fichiers numériques.
Aujourd’hui, ce service est proposé largement à tout le monde, qu’il s’agisse de simples particuliers ou de chefs d’entreprise.
Les particuliers utilisent généralement les coffres forts électroniques pour stocker des documents personnels tels que les relevés bancaires, les factures, les photos de souvenir, les diplômes… pour lutter contre toute éventualité d’incendie, de cambriolage ou de perte.
Quant aux entreprises, l’utilisation d’un coffre numérique sert beaucoup plus à s’affranchir de la paperasserie en dématérialisant les données, notamment les bulletins de paie.
Toutefois, il ne faut pas confondre un coffre-fort électronique à avec un simple Gestionnaire Electronique de Document (GED) ou à un Système d’Archivage Numérique (SAE).
Source : Noarchive
En effet, contrairement à des outils de stockage en ligne tels que Google Drive ou Dropbox qui sont conçus pour gérer quotidiennement vos documents, un coffre-fort numérique sert plutôt à garantir la pérennité, l’intégrité, la traçabilité, la confidentialité et la sécurité de vos documents.
Et pour cela, le coffre-fort doit répondre à un certain nombre de critères techniques à savoir :
- La norme française AFNOR NF Z 42-013 sur l’archivage électronique, qui oblige le respect d’un certain nombre d’exigences et de recommandations fonctionnelles, organisationnelles et d’infrastructure pour la conception et l’exploitation d’un système d’archivage électronique.
- La conformité au chiffrement imposé par les exigences de l’ANSSI (l’Agence nationale de sécurité des systèmes d’information) pour garantir un niveau de sécurité maximal.
- Le décret n° 2018-853 qui prévoit une exigence de réversibilité garantie durant douze mois en cas de cessation du service. En clair, ce décret garantit la possibilité de récupérer les documents en cas de besoin, de transfert ou de fermeture du coffre.
- La certification ISO 27 001, qui fait référence au niveau international en matière de sécurité de l’information ;
- Le label Tiers Archiveur de la Fédération des Tiers de Confiance du numérique (FNTC).
Le coffre-fort électronique : comment fonctionne-t-il ?
Le coffre-fort électronique est un espace de stockage en ligne pour stocker en toute sécurité vos documents de haute performance contre toute tentative d’intrusion.
Pour garantir cette sécurité, le fonctionnement du coffre-fort électronique repose sur deux phases importantes :
Source : Demaeter
- Le scellement numérique
- Et l’archivage
Lors de la première étape, celle du scellement numérique, l’objectif est de garantir l’intégrité des documents et d’empêcher tout éventuel risque de falsification.
Pour cela, un certain nombre d’opérations nécessaires sont automatiquement déclenchées à savoir :
- Une signature électronique pour authentifier l’auteur du dépôt ;
- Un horodatage pour certifier la date de ce dépôt ;
- Et un calcul d’empreinte numérique pour assurer la non-modification du document dans le temps.
Une fois cette première étape terminée et le document devenu complètement inviolable, la phase de l’archivage du document est enclenchée.
C’est ici que le document est réellement sauvegardé sur l’espace de stockage du coffre-fort électronique.
Dès lors, il faudra obligatoirement fournir un ID (identifiant ?) et un mot de passe avec optionnellement un code de sécurité (reçu par SMS) pour accéder au document. Sans l’une de ces informations, il est impossible de consulter le document. (Cf. ci-dessous)
Ensuite, périodiquement, des opérations de vérification d’intégrité, de traçabilité et de gestion des actions et des utilisateurs sont effectuées.
Le tout forme un processus très sécurisé rendant impossible toute intrusion aux documents stockés dans le coffre-fort électronique.
Quelle est l’utilité du coffre-fort électronique ?
En entreprise comme pour un usage personnel, le coffre-fort électronique peut être utile à bien des égards, notamment pour :
1. Conserver et diffuser des bulletins de paie électroniques
Chaque collaborateur peut disposer d’un espace privé et sécurisé sur lequel il reçoit et stocke ses fiches de paie en format électronique.
Une solution de collecte des fiches de paie générées par le logiciel de l’entreprise peut être programmée de sorte à automatiquement envoyer dans l’espace personnel de chaque employé son bulletin de paie à chaque fin du mois.
2. Dématérialiser vos documents pour la mise en place d’un archivage à vocation probatoire
Lorsque votre entreprise effectue des transactions par exemple, vous devez conserver tous les documents justificatifs du processus commercial.
Lors d’un contrôle fiscal ou d’une contestation, le coffre-fort électronique reste une solution fiable à vocation probatoire de tout ce qui est conservé sur son espace de stockage.
3. Remplacer la version originale papier de vos documents
Les copies électroniques de documents peuvent désormais remplacer les versions originales papier, pour autant qu’elles soient signées numériquement, horodatées et conservées de manière sécurisée.
Source : Mouillere
En clair, avec votre coffre-fort électronique, vous pouvez stocker des documents tels que le règlement intérieur de votre entreprise, sa charte éthique, vos contrats de travail et tous autres documents de haute importance à conserver jalousement.
4. Les compagnies d’assurance ajoutent à leur offres de service une dématérialisation des données à travers la mise en place d’un coffre-fort électronique
Aujourd’hui dans les secteurs de la banque et de l’assurance, l’envoi de contrats et de conditions générales de vente s’effectue beaucoup plus par des canaux virtuels en raison de la digitalisation des compagnies.
De plus en plus d’opérations de placement financier et de souscription sont désormais disponibles en ligne et peuvent donc être menées depuis le confort de votre domicile simplement via un ordinateur ou un téléphone.
Chaque opération sera ensuite paraphée et signée par une signature électronique, puis généralement enregistrée sur l’ordinateur ou le disque dur du client.
Bien que cela soit pratique, le hic est que ces solutions ne sont pas très efficaces pour conserver ces types de documents sensibles. À tout moment, le disque dur peut être endommagé ou l’ordinateur piraté.
Pour en finir avec ces risques de pertes de documents de haute importance, les compagnies d’assurances peuvent bien proposer à leurs clients, l’utilisation des coffres forts numériques pour un service d’assurance plus complet.
En effet, l’ajout d’un coffre-fort numérique à votre offre d’assurance représentera un précieux service pour votre clientèle.
Source : France RH
L’avantage pour les acteurs de ces secteurs (banques et assurances) est qu’ils ont déjà gagné la confiance des clients en ce qui concerne leurs contrats d’assurance et placements financiers.
Ils seront donc naturellement plus prédisposés à leur confier la sécurisation et l’archivage de leurs documents importants.
Le fait est que les particuliers se méfient des entreprises tierces et préfèrent continuer à faire confiance à leur assureur, avec lequel ils ont déjà des accords.
En proposant le coffre-fort électronique à leurs clients ou un espace digital sécurisé, ces secteurs valorisent leur image d’assureur et peuvent facilement fidéliser leur clientèle en :
- Offrant un service d’assurance supplémentaire : les clients voudront bien une assurance qui les protège contre la perte de leurs documents électroniques. Ils apprécieront cette possibilité qui leur est offerte de pouvoir stocker leurs documents numériques sur un espace de stockage privé et sécurisé, qu’ils pourront continuer à utiliser même s’ils résilient leur contrat. Ce qui n’est pas le cas des coffres-forts bancaires.
- Garantissant l’intégrité et la pérennité des documents électroniques ;
- Stockant directement dans le coffre-fort du client des documents importants tels que les diplômes, les contrats, les conditions générales de vente, etc.
- Affranchissant la paperasserie et en faisant des économies : plus besoin d’allouer un budget pour l’achat d’encres et de papiers pour imprimer les documents.
- Affichant une image plus moderne de votre entreprise ;
- Réduisant votre empreinte carbone tout en améliorant votre politique de RSE.
5. Garantir la sécurité et la confidentialité de vos informations et de vos interactions
L’utilisation d’un coffre-fort électronique permet de réduire les risques de vol, de perte et de détérioration auxquels vos documents (papier) sont exposés dans les archives traditionnelles. De plus, vos documents sont protégés contre tout accès non autorisé.
Les avantages du coffre-fort électronique
L’utilisation du coffre-fort numérique présente plusieurs avantages tels que :
Source : Adexgroup
Assurer la sécurité des bulletins de paie de vos collaborateurs
Si vous êtes soucieux de la protection des informations personnelles de vos collaborateurs, le coffre-fort reste une solution très fiable, notamment pour conserver en toute confidentialité les bulletins de paie.
En effet, la sécurité et l’intégrité de ces pièces seront garanties sur l’espace de stockage d’un coffre-fort électronique. Leur valeur juridique sera également assurée.
En outre, les risques de vol, de falsification, de perte ou de destruction sont considérablement écartés.
Source : Cegid
Comme on a pu le voir dans le fonctionnement des coffres-forts numériques, les bulletins de paie de vos collaborateurs seront protégés par des méthodes de cryptage efficaces pour empêcher toute tentative d’intrusion.
Grâce au processus de chiffrement et d’archivage des documents d’un coffre-fort électronique, les données de vos collaborateurs seront cryptées et personne ne pourra y accéder sans autorisation.
Faire gagner du temps à vos équipes RH pour une meilleure productivité et sérénité
Vous êtes bien conscient que certaines activités de votre département RH peuvent prendre beaucoup de temps à réaliser.
Ces activités comprennent, par exemple, l’édition, la gestion, l’impression, la mise sous pli et la distribution des bulletins de paie.
Ainsi, vous pouvez faire gagner un précieux temps à votre service des ressources humaines en utilisant un coffre-fort électronique pour éviter de répéter certaines tâches chronophages.
Source : Open France
Désormais vos équipes RH auront juste à générer les fiches de paie, les télécharger puis les diffuser sur le coffre-fort numérique de chaque collaborateur en seulement quelques clics.
Vous pouvez donc accélérer et simplifier la distribution des fiches de paie de votre personnel grâce à un coffre-fort numérique. Cela aidera les RH à exécuter leurs tâches beaucoup plus rapidement tout en gagnant en efficacité et sérénité
Bon à savoir :
Depuis 2017, il est possible de générer des bulletins de paie au format numérique sans forcément l’avis du collaborateur. Cependant, la loi lui offre le droit de refuser de recevoir ses bulletins de paie sous cette forme.
La sécurisation juridique (URSSAF)
Les pouvoirs publics français ont fait de nombreux efforts pour dématérialiser certaines procédures administratives afin d’aider plus efficacement les personnes et les entreprises.
Depuis le 1er juillet 2019, l’URSSAF a pour la première fois permis aux entreprises de gérer leurs dépenses professionnelles sans forcément fournir de justificatifs papiers, une façon d’encourager l’archivage numérique à valeur probante.
Il s’agit d’une amélioration qui vous permet d’archiver des documents numérisés et de les conserver dans le temps sans forcément avoir besoin de garder leurs versions papier.
En effet, un document archivé dans un coffre-fort électronique peut désormais faire foi lors d’un audit ou d’un contrôle (fiscal, URSSAF, etc.).
Source : Konicaminolta
Mais pour servir de preuve incontestable, l’archivage électronique doit respecter 3 conditions :
- Préserver l’authenticité du document : l’auteur doit être clairement identifiable ainsi que la date de création.
- Maintenir l’intégrité du document : l’archivage numérique doit protéger le document contre tout risque d’altération et de falsification.
- Garder la pérennité du document : il doit être possible de préserver la lisibilité du document dans le temps.
Une fois que la procédure d’archivage remplit ces règles, le document numérique stocké peut constituer une preuve probante, notamment lors d’un contrôle fiscal.
Faciliter l’accès de vos collaborateurs à leurs bulletins de paie
Le coffre-fort numérique ne présente pas uniquement d’avantages pour vous collaborateurs, en même temps les équipes RH sont soulagées de tâches administratives ingrates et dénuées d’intérêts.
Lorsque vous adoptez l’utilisation d’un coffre-fort électronique en entreprise, vous offrez également de nombreux avantages à vos collaborateurs.
En cas de besoin, ils pourront accéder à leurs bulletins de paie à tout moment quand ils le souhaitent, et ce en quelques clics seulement.
Ils pourront également y accéder facilement et depuis n’importe quel endroit simplement avec un ordinateur, un téléphone ou une tablette.
Source : Cegid
Ce qui les dispense de se déplacer jusqu’à vos locaux avant de retirer leurs fiches de paie ou autres documents importants.
C’est cet accès rapide et facile aux fiches de paie qui incite aujourd’hui bon nombre de salariés à apprécier l’utilisation des coffres forts électroniques de leur employeur pour conserver leurs documents confidentiels.
En outre, si vous offrez à vos travailleurs un coffre-fort numérique, ils n’auront plus à se soucier de trouver un endroit sûr pour conserver leurs fiches de paie à la maison. Ils pourront désormais y accéder beaucoup plus rapidement que lorsqu’ils parcourent pendant des heures les tiroirs et les classeurs.
Dégager l’image d’une marque moderne et responsable
Un autre avantage du coffre-fort électronique est qu’il concourt à améliorer la réputation de votre entreprise. Le fait est que toutes les entreprises ne délivrent pas encore de bulletins de paie sous forme numérique.
En proposant cette opportunité de dématérialisation, votre entreprise sera perçue comme une structure moderne et innovante.
En outre, votre marque sera assimilée à une entreprise soucieuse de la RSE et désireuse d’œuvrer en faveur de la protection environnementale.
La protection de la planète est une question qui interpelle tout le monde, notamment les dirigeants
Et le choix d’une solution alternative comme l’adoption des bulletins de paie numériques est une belle façon de démontrer tout votre engagement à réellement diminuer l’empreinte écologique de votre entreprise.
Vous l’ignorez peut-être, mais chaque année, les entreprises sont responsables de milliers de tonnes de déchets en papier qui sont déversés dans la nature.
Source : Tessi
L’utilisation d’un coffre-fort électronique pour dématérialiser vos bulletins de paie va justement permettre d’utiliser moins d’encre et de papier pour moins de déchets.
Et si vous avez des collaborateurs et des clients qui partagent la vision d’un environnement plus responsable, cet effort de limiter votre empreinte écologique constitue un atout de taille qui jouera en votre faveur.
Avec de telles valeurs, vous arriverez facilement aussi à fidéliser les clients qui partagent ces mêmes idéaux.
Répondre à certaines responsabilités légales
Il est important de rappeler que l’utilisation des coffres-forts électroniques pour une dématérialisation des RH est une solution reconnue et encouragée par la loi.
Selon l’administration, vous avez l’obligation de conserver les fiches de paie de vos employés pendant une durée de 50 ans.
Avec un coffre-fort électronique, vous pouvez soigneusement conserver leurs bulletins de salaire pour un accès en cas de besoin, même au-delà de cette limite.
Source : Alteor
Bien que la loi El Khomri encourage la dématérialisation du bulletin de paie, elle a instauré certaines mesures pour l’encadrer.
Selon aussi le Règlement Européen à la protection des données – RGPD, certaines mesures strictes de sécurité ont été prises pour encadrer les traitements de l’archivage numérique dans le cadre personnel.
Aujourd’hui par exemple, il n’est plus conseillé de distribuer des bulletins de paie par courriel ou de les conserver sur des systèmes de stockage drive des fournisseurs d’hébergement.
Faire des économies en utilisant un coffre-fort électronique pour bulletin de paie
Disposer d’un coffre-fort électronique vous permet également de faire des économies puisqu’il ne sera plus nécessaire d’allouer un budget pour l’achat de papier rame et d’encre.
Cela vous permettra de réduire les coûts de plusieurs façons, notamment les frais d’impression et d’entretien des imprimantes.
Étant à la tête d’une entreprise, vous êtes probablement déjà conscient que l’émission de bulletins de paie papier chaque mois peut revenir coûteuse pour une entreprise.
Selon la taille de l’entreprise, l’impression, la diffusion et le stockage des fiches de paie peuvent entraîner d’importants coûts.
Source : Jpg
L’utilisation des coffres-forts électroniques dans votre processus d’édition et d’envoi de fiches de paie contribuera considérablement à optimiser vos dépenses.
Bon à savoir :
Le coût d’une fiche de paie peut varier de 20 à 50 euros, selon le cabinet comptable sollicité. Lorsqu’une entreprise emploie un expert-comptable pour l’édition de fiches de paie mensuelles pour 50 employés et facture 50 euros par fiche, elle dépensera 2 500 euros chaque mois.
Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous dépenserez sans doute moins si vous optez pour un coffre-fort électronique. Vous économiserez en moyenne 10 à 30 centimes sur chaque document que vous n’imprimez pas.
L’utilisation de coffres-forts numériques pour conserver les fiches de paie vous permettra toujours de faire des économies sur vos dépenses d’impressions.
La dématérialisation des notices d’information en matière de frais de santé et de prévoyance et ses actes juridiques de mise en place.
Lorsque l’entreprise souscrit un contrat collectif obligatoire de frais de santé ou un contrat de prévoyance pour ses collaborateurs, elle a l’obligation de leur communiquer les informations cruciales relatives à ces contrats.
En effet, cette obligation légale de remise de la notice d’information résulte de l’article 12 de la loi N°89-1009 du 31 décembre 1989 dite loi Evin.
En tant qu’employeur, vous devez à tout moment, être en mesure de prouver avoir remis cette notice d’information pour chaque contrat.
Cette formalité est fort utile pour connaître les garanties du contrat de frais de santé et ses remboursements associés en matière de frais de santé. En matière de prévoyance, la notice d’information détaille l’ensemble des garanties existantes du contrat tels que l’invalidité, l’incapacité temporaire de travail, et/ou le décès.
Il appartient à l’assureur de délivrer une notice d’information dont la rédaction doit être claire, précise et exhaustive et l’employeur a un devoir général d’information auprès de ses collaborateurs.
Cette obligation perdure en cas de modification des garanties.
Il n’y a aucun texte qui fixe les modalités de cette remise. Les modalités de remise de la notice n’ayant pas été précisées par le législateur, l’employeur doit disposer d’un moyen de prouver cette remise aux salariés
Elle peut se formaliser de différentes manières, en signant une liste d’émargement, un coupon détachable, en envoyant le document par lettre recommandée avec accusé de réception…
Vous identifiez ici d’ores et déjà toute la lourdeur administrative, le temps passé par la filière RH, les coûts d’impression et de manutention, pour répondre à des obligations légales draconiennes. Tout est une question de preuve !
Une fois de plus, l’avantage d’avoir déployé le coffre-fort électronique résulte dans la possibilité de conserver ses notices d’informations sans s’encombrer de versions papiers.
En même temps, c’est une vraie sécurité juridique pour l’employeur qui doit apporter la preuve de la délivrance de ces notices aux salariés-assurés.
Il en est de même en ce qui concerne l’acte juridique de mise en place du régime par
DUE (Décision Unilatérale de l’Entreprise). Sa diffusion conditionne le bénéfice des avantages sociaux et fiscaux. L’URSSAF vérifiera lors d’un contrôle ces modalités de diffusion. A défaut, l’employeur s’expose à un redressement financier coûteux
Soyez vigilant, l’accès des notices d’information et actes de mise en place déposés sur l’intranet de l’entreprise ne valent pas remise individuelle à votre collaborateur.
De même l’accès de la notice d’information sur l’environnement du site de l’assureur ou de son gestionnaire délégué avec un accès individuel sécurisé ne se substitue pas à vos obligations en tant qu’employeur.
Source : b-reputation
De plus, avec l’espace privé que dispose chaque employé sur l’espace du coffre-fort, vous pouvez facilement leur transmettre les documents en cas de besoin.
Autant d’avantages qu’offre l’utilisation de coffre-fort électronique, alors pourquoi ne pas en profiter ?
Comment choisir votre coffre-fort électronique ?
Le choix du coffre-fort électronique doit être conforme aux réglementations légales et aux normes en vigueur, surtout la norme AFNOR.
En effet, la loi sur la protection des données établit des garanties solides en matière d’intégrité, de disponibilité, de non-divulgation et d’accessibilité des données.
Choisissez un professionnel qui vous offrira l’accompagnement nécessaire pour l’optimisation de l’archivage et la sécurisation de vos documents.
Faites jouer la concurrence pour identifier le produit qui vous rendra le service escompté avec un bon rapport-qualité prix.
Questions fréquemment posées
Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?
Un coffre-fort numérique désigne un espace de stockage hébergé en ligne pour y archiver tous les types de documents électroniques.
En société comme dans le cadre personnel, nous sommes appelés à conserver dans de meilleures conditions de nombreux documents et données.
L’utilisation d’un coffre-fort électronique permettra de :
- Conserver l’intégrité de ces documents en empêchant tout risque de perte et de modification.
- Garantir la sécurité, la traçabilité et la pérennité des documents dans le temps ;
- D’accéder aux documents archivés en cas de nécessité juridique : On parle d’archivage à vocation probatoire.
En gros, un coffre-fort électronique est un espace de stockage sécurisé pour les documents d’entreprises et personnels tels que les fiches de paie, les documents RH, les factures et les contrats.
Quelles normes doit respecter un coffre-fort numérique ?
L’utilisation d’un coffre-fort numérique est régie par un certain nombre de normes telles que :
- La certification NF 461, qui garantit la conformité aux exigences de la norme AFNOR NF Z 42-013 relative au système d’archivage électronique (SAE) ;
- La certification ISO 27 001, qui fait référence au niveau international en matière de sécurité de l’information ;
- Le Label Tiers Archiveur de la Fédération des Tiers de Confiance du numérique (FNTC) ;
- L’hébergement des données sécurisé et 100 % français dans ses propres data centers.
Comment créer son compte MyPeopleDoc à titre d’exemple ?
Vous pouvez rapidement vous inscrire pour obtenir votre compte MyPeopleDoc. Pour cela :
- Accédez à la plateforme MyPeopleDoc ;
- Inscrivez-vous ;
- Une fois l’inscription réussie, cliquez sur « Demander une invitation » ;
- Entrez ensuite votre adresse électronique dans le champ correspondant puis lancer votre demande.
Comment se connecter à MyPeopleDoc ?
- Accédez à la page de connexion de MyPeopledoc ;
- Entrez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe pour vous connecter ;
- Si la connexion est réussie, vous pourrez accéder à votre compte Peopledoc. Mais si vous rencontrez des difficultés, consultez la page de dépannage ou contactez-nous pour obtenir de l’aide.
Comment activer son coffre-fort MyPeopledoc ?
Si c’est la première fois que vous vous connectez, vous devrez adresser une invitation à votre employeur pour recevoir vos identifiants de connexion et le code d’activation.
Une fois le compte activé, vous pouvez commencer à accéder, envoyer et stocker tous vos documents administratifs en toute sécurité.
Mot de passe MyPeopledoc oublié : que faire ?
Si vous oubliez votre mot de passe et rencontrez des difficultés à accéder à son compte Mypeopledoc, cliquez sur le lien « Mot de passe oublié » pour le réinitialiser.
Un petite fenêtre apparaîtra ensuite sur l’écran de votre ordinateur, entrez votre adresse mail dans le champ correspondant puis soumettez votre demande de réinitialisation de mot de passe.
Un message de réinitialisation de mot de passe vous sera envoyé à l’adresse mail fournie. Cliquez sur le lien et entrez un nouveau code d’accès. Vous devez pouvoir accéder à nouveau à votre coffre-fort et retrouver tous vos documents.
Puis-je toujours accéder à mon compte Mypeopledoc même quand je quitte mon entreprise ?
Oui, vous pouvez conserver gratuitement vos données numériques Mypeopledoc en toute sécurité pour une durée infinie, même lorsque vous ne faites plus partie de l’entreprise.
Seule la connexion avec votre ancien employeur sera suspendue, mais vous pourrez toujours continuer à consulter vos documents archivés dans le coffre-fort.
Si votre nouvelle entreprise utilise aussi Mypeople pour l’archivage de documents, vous avez la possibilité de continuer à utiliser votre ancien compte.
Toutefois, si vous désirez vous désabonner de Mypeopledoc, vous avez aussi la possibilité de supprimer votre compte ainsi que votre espace de stockage.
Quels types de document peut-on stocker dans un coffre-fort numérique ?
Un coffre-fort numérique peut préserver un grand nombre de documents importants tels que :
- Les documents administratifs
- Les papiers civils et commerciaux
- Les documents comptable
- Les documents fiscaux
- Les documents de gestion du personnel
- Etc.
Quels sont les avantages d’utiliser un coffre-fort électronique pour dématérialiser les bulletins de paie ?
Le passage au bulletin de paie électronique présente des avantages aussi bien pour le salarié que pour l’employeur.
Pour le salarié :
- Il peut profiter de son espace privé sur le coffre-fort électronique pour stocker d’autres documents administratifs ;
- Plus besoin d’encombrer ses locaux avec des classeurs de dossier physiques ;
- La recherche de document devient plus facile grâce à la fonctionnalité de classement automatique des coffres forts électroniques ;
- La possibilité de consulter ses documents depuis n’importe quel endroit et n’importe quel appareil (ordinateur, smartphone ou tablette) ;
- La protection non seulement contre le vol, les incendies et la perte de données, mais aussi contre un éventuel endommagement du disque dur ;
- La possibilité d’utiliser le coffre-fort à vie, même lorsqu’il quitte l’entreprise.
- Les documents numériques signés ont la même valeur probante que les documents papier.
Pour l’employeur :
- Plus besoin d’imprimer les bulletins de paie ;
- Plus besoin de se soucier des délais de livraison des bulletins de paie et autres aléas qui pourraient retarder la livraison ;
- La distribution des bulletin de paie se fera désormais de façon automatique ;
- Plus besoin de gérer les situations de perte de bulletin de paie des salariés ;
- Accès facile aux documents depuis n’importe quel appareil (ordinateur, smartphone tablette) ;
- Garantir de sécurisation des documents des employés dans le respect de la loi et de la réglementation ;
- Fidéliser ses employés ;
- Empêcher les risques de perte, de vol, d’incendie et de panne d’ordinateur.
Et si un collaborateur refusait de recevoir son bulletin de paie sous forme électronique ?
En tant qu’employeur, la loi vous autorise désormais une mise en place plus souple pour dématérialiser les bulletins de paie de vos collaborateurs.
Jusqu’au 1er janvier 2017, vous deviez impérativement avoir l’accord du collaborateur avant de lui envoyer son bulletin de paie sous forme numérique.
Source : Cegid
Depuis la loi el Khomri, vous n’êtes plus tenu d’attendre l’avis des salariés pour dématérialiser vos bulletins de paie.
Toutefois, si l’un de vos collaborateurs demande un bulletin de paie sous forme papier, vous devez accéder à sa demande et vous avez jusqu’à trois mois après la date à laquelle elle a été formulée pour le faire.
Pendant combien de temps minimum un bulletin de paie électronique doit être conservé ?
La durée minimale pour qu’un bulletin de paie électronique soit conservée est fixée par décret pour une durée allant de 50 à 75 ans.
Dans l’éventualité d’une fermeture avant ce délai, le service qui fournit les bulletins est tenu d’en informer l’utilisateur.
Un bulletin de paie numérique peut-il faire foi lors d’un audit ou d’un contrôle URSSAF ?
Selon la loi, « L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier ».
Toutefois, comme l’indique l’article 34 de la loi française sur la protection des données, le responsable du traitement doit garantir l’intégrité des données afin d’éviter qu’elles ne soient « altérées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès. »
Comme toutes les données sont horodatées, scellées puis signées lorsqu’elles sont ajoutées, personne ne peut les modifier une fois qu’elles ont été stockées dans nos archives électroniques.
Conclusion
Le coffre-fort électronique présente plusieurs avantages aussi bien pour les particuliers que sur le plan professionnel. Toutefois, c’est aussi une initiative encouragée et en même temps très encadrée par la loi.
Vous l’avez compris, ces documents dématérialisés sont sécurisés, archivés. Les professionnels sont audités par des organismes indépendants et sont certifiés AFNOR NF 203 CCFN pour garantir la conformité à la norme NF Z42-020.
L’archivage de vos documents sont certifiés, conservent leur intégrité dans leur version originale à vie sans aucun risque de falsification.
Aucune intrusion n’est possible, vos données de connexion sont chiffrées de bout en bout afin d’être sécurisées.
Au regard de son expertise en matière de protection sociale complémentaire, SÉSAME RH accompagne les entreprises dans l’optimisation des documents insérés dans les coffre-fort électroniques et vous conseille fortement d’opter pour la dématérialisation des pièces contractuelles.
Sécuriser l’envoi des notices d’information et ses actes juridiques associées en matière de frais de santé et de prévoyance pour éviter tout redressement Urssaf et éviter l’inopposabilité des garanties auprès de vos collaborateurs est certainement l’enjeu majeur pour vous demain, dirigeant.
